Cara membuat kop surat di Word-Menurut KKBI Kop surat adalah bagian atas surat yang berisi keterangan tentang nama, alamat, dan nomor telepon suatu kantor, lembaga resmi pemerintah, badan usaha, dan sebagainya.
Sedangkan fungsi kop surat sendiri yaitu agar pembaca atau penerima surat mengetahui perusahaan/instansi penerbit surat tanpa harus membaca isi surat.
Kop surat juga disebut kepala surat karena biasanya kop surat ini terletak di lembar surat bagian paling atas yang terdiri dari logo nama perusahaan/instansi, nomor telepon, email, website dan informasi lain instansi terkait.
Selain digunakan pada halaman surat, kop surat juga banyak digunakan pada amplop surat-surat semi yang bertujuan sebagai cover dari surat tersebut.
Baca juga Cara scan tanda tangan menggunakan Hp 100% berhasil
Jenis – Jenis kop surat
Jika dilihat, kop surat memiliki desain tulisan, peletakan logo, identitas dan nama instansi yang berbeda-beda. Akan tetapi kop surat yang paling banyak dipakai pada surat formatnya biasanya nama logo yang berada di sebelah atas kiri, nama instansi ditengah dan di bawahnya teradapat kontak informasi serta terdapat garis dobel untuk pembatas.
Namun, berdasarkan tujuan pemakaiannya, kop surat hanya terbagi menjadi dua jenis, yakni kop surat resmi dan tidak resmi.
#Kop surat resmi
Kop surat resmi biasanya dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan. Selain logo, kop surat memiliki informasi lengkap seperi alamat, nomer telepon, email, website, fax dan lain sebaginya.
#Kop surat tidak resmi
Sedangkan kop surat tidak resmi dibuat oleh perorangan. Tidak terdapat logo atau nama perusahaan, biasanya hanya terdapat nama dan nomer telpon pribadi serta email saja. Letaknya juga di pinggir kanan atau kiri dan tanpa ada batas garis.
Untuk membuat kop surat tidak resmi kita dapat langsung menulis di word seperti membuat lamaran kerja, akan tetapi untuk membuat kop surat resmi, kita harus mengetahui caranya agar kop surat bisa rapi.
Komponen kop surat resmi di Word
Sebenarnya tidak ada aturan baku dalam membuat kop surat, namun yang paling umum kop surat resmi memiliki format dan komponen berikut ini:
- Logo yang berada di sebelah kiri maupun kanan
- Nama perusahaan/instansi pembuat surat yang berada di tengah
- Alamat perusahaan/instansi yang berada tepat di bawah nama perusahaahan
- Kontak Informasi seperti nomer telepon, email, fax dan website berada di bawah alamat
- Garis lurus dobel besar dan kecil untuk pembatas antara kop surat dan ini
Seperti ini:
Baca juga Cara membuat tempat tanda tangan di Word [kiri, kanan, tengah]
Cara membuat kop surat resmi dengan logo
Untuk membuat kop surat sangatlah mudah, kita dapat menggunakan fitur Header footer di Word. Kita dapat membuat secara manual sesuai dengan format yang kita inginkan. Berikut ini caranya:
- Siapkan logo Instansi/perusahaan terlebih dulu (jika ingin memakai logo)
- Di halaman word, pilih Insert » Header » Blank. Kemudian centang Diferent First Page.
- Selanjutnya, Pilih Insert » Table » Buat tabel 2 kolom satu baris. Kemudian geser kolom ke kiri untuk area logo. Seperti ini:
- Buat judul kop surat, alamat, kotak dan perlengkapan lain yang dibutuhkan di kolom tabel besar dan masukkan logo di kolom tabel kecil. Caranya, letakkan kursor di tabel kecil » pilih menu Insert » pilih logo » Insert.
Atur ukuran dan posisi logo dan judul kop surat sesuai kebutuhan. Blog dan pilih center agar logo dan tulisan tepat berada di tengah.
Selanjutnya,buat garis lurus bawah ntuk pembatas surat.
Cara membuat garis dobel bawah untuk kop surat
Setelah logo dan judul kop surat jadi, sekarang hapus garis tebal kop surat lalu buat garis dobel bawah. caranya:
- Klik tanda plus [+] yang ada di pojok kiri atas table » pilih icon borders » border and Shading.
- Setelah muncul, pilih pengaturan Border and Shading seperti ini:
- Border: Custom
- Style: Pilih yang kecil besar
- Color: Pilih hitam atau sesai kebutuhan
- Width: Pilih yang 3 pt agar lebih jelas
- Selanjutnya klik bagian bawah dan OK. Jika proses benar maka kop surat dan garis akan menjadi krang lebih seperti ini:
Cara membuat kop surat keren
Pada word terbaru, yakni 2010, 2016, 2019 dan seterusnya kita dapat langsung menggunakan template yang tersedia di office. Desainnya lebih bebas, keren dan yang pasti langsung muncul secara otomatis saat kita buat template, tinggal ganti logo saja.
Contoh pembuatan kop surat secara otomatis ini dibuat pada Microsoft Word versi 2016. Caranya:
- Pilih New File
- Cari “laterhead” di pencarian
- Pilih kop surat sesuai dengan kebutuhan.
Jika belum terunduh, kita harus unduh terlebih dulu jadi harus menggunakan koneksi internet.
Itulah cara membuat kop surat di Word dengan benar dan rapi serta sangat mudah. Semoga bermanfaat…
